Formation Word - Maîtriser les fonctions avancées pour des documents structurés
Optimisez la présentation de vos documents et facilitez la gestion de vos publipostages
La gestion de documents longs et structurés demande de savoir exploiter les fonctionnalités avancées de Word. Cette formation s’adresse aux secrétaires, assistants et utilisateurs du logiciel qui souhaitent professionnaliser leurs pratiques, automatiser certaines mises en forme et gagner en efficacité dans la préparation de publipostages.
- Créer et gérer des styles de paragraphe.
- Utiliser les thèmes et leurs différentes options.
- Concevoir et exploiter des modèles de document.
- Organiser des documents longs en utilisant les sections.
- Générer une table des matières à partir des styles hiérarchiques.
- Concevoir des tableaux élaborés et en personnaliser la présentation.
- Préparer et réaliser un publipostage.
Les participants développent leur maîtrise des fonctionnalités avancées de Word. Ils sont capables de structurer des documents longs avec des styles et des sections, de créer des modèles, d’organiser des tableaux élaborés et de préparer des publipostages en utilisant différentes options de gestion des destinataires et des contenus variables.
Secrétaires, assistants et utilisateurs de Word qui souhaitent approfondir leur maîtrise du logiciel et utiliser ses fonctionnalités avancées pour la réalisation de documents professionnels.
Avoir suivi la formation « Word - Initiation - Créer des documents professionnels » ou « Word - Renforcer sa maîtrise des fonctions essentielles », ou maîtriser les contenus correspondants.
Jour 1 - Matin : structurer et harmoniser la présentation
Automatiser la présentation avec les styles
- Créer un style.
- Utiliser la fenêtre Styles.
- Modifier un style.
- Appliquer le style Normal à un paragraphe.
- Supprimer un style.
- Exploiter le jeu des styles.
- Afficher les styles et les formats appliqués.
Personnaliser la présentation avec les thèmes
- Utiliser les thèmes et leurs options.
- Appliquer un thème.
- Choisir un jeu de polices.
- Choisir un jeu de couleurs.
- Définir un type d’espacement de paragraphes.
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif) : structurer un document long en chapitres avec des styles, appliquer des formats automatiques à un document structuré.
Jour 1 - Après-midi : organiser les documents longs
Gérer une mise en page complexe avec les sections
- Se déplacer dans un long document.
- Insérer des sauts de page.
- Insérer des sauts de section.
- Créer des en-têtes et pieds de page différenciés.
- Gérer l’arrière-plan d’un document.
- Ajouter un filigrane.
Utiliser le mode Plan
- Insérer un autre document Word par copier-coller.
- Exploiter les styles prédéfinis.
- Utiliser les niveaux hiérarchiques des titres.
- Exploiter le mode Plan du document.
- Insérer une table des matières.
Exemple de travaux pratiques (à titre indicatif) : utiliser des styles prédéfinis pour formater automatiquement un document et gérer une table des matières.
Jour 2 - Matin : automatiser les documents et perfectionner les tableaux
Créer et utiliser des modèles
- Créer un modèle.
- Appliquer un modèle.
- Récupérer les styles d’un autre document.
Personnaliser les tableaux
- Rappeler les principes de création et de manipulation d’un tableau.
- Utiliser les styles de tableau.
- Mettre en forme les cellules.
- Définir la hauteur des lignes et la largeur des colonnes.
- Aligner les cellules et le tableau.
- Fusionner et fractionner des cellules ou un tableau.
- Convertir un texte en tableau et un tableau en texte.
- Trier un tableau, une liste ou des paragraphes.
- Réaliser des calculs dans un tableau.
Exemple de travaux pratiques (à titre indicatif) : créer des tableaux en automatisant leur format avec les styles de tableau.
Jour 2 - Après-midi : préparer et réaliser un publipostage
Préparer les différents types de publipostage
- Identifier les différents types de publipostage : lettres, courriers, enveloppes, étiquettes et annuaire.
- Associer une liste à un document.
- Insérer des champs dans un document.
- Exécuter le publipostage.
Gérer les destinataires et les contenus variables
- Modifier les destinataires.
- Ajouter et supprimer des destinataires.
- Trier une liste de destinataires.
- Sélectionner les enregistrements à imprimer.
- Utiliser du texte conditionnel dans un document.
- Préparer des étiquettes pour un document.
- Créer un document à zones variables.
- Utiliser la commande « Terminer et fusionner » pour générer un nouveau document.
Exemple de travaux pratiques (à titre indicatif) : créer une lettre type et générer un publipostage avec un tableau de contacts.
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