Le métier d’assistante est un poste stratégique dans une entreprise. Polyvalente, elle doit pouvoir anticiper les besoins de ses interlocuteurs, être autonome et faire face à de multiples tâches, allant de la rédaction de comptes-rendus, à la maîtrise des différentes techniques d’accueil. ABILWAYS Luxembourg vous accompagne à exceller dans votre fonction avec sa sélection de formations en assistante.
Le métier d’assistante a encore parfois une connotation négative et pourtant… Véritable pierre angulaire, elle est la pièce maitresse pour une bonne organisation d’entreprise.
L’assistante est un vrai soutien pour le manager ou directeur, elle est en charge des tâches administratives, de la gestion des agendas, de la rédaction des notes et des comptes-rendus efficaces, de l’organisation du travail des collaborateurs ou encore d’ un évènement.
Autant de compétences qui requièrent de la polyvalence, de la rigueur et d’allier compétences relationnelles, organisationnelles et professionnelles.
Afin de réussir dans ces défis quotidiens, il est indispensable de bien se connaître soi-même, d’identifier sa capacité à se rendre utile aux autres et ainsi de favoriser la collaboration.
L’offre de formations Assistante vous aidera à acquérir des savoir-faire et savoir-être qui feront la différence, qui permettront de mieux gérer des tâches multiples et de nombreux contacts afin de gagner en efficacité et en confort personnel.
Une assistante qui souhaite monter en compétences doit savoir déterminer et gérer son temps et ses priorités en mettant en place une organisation personnelle efficiente.
Concilier son temps et celui de son manager !
L’art d’anticiper et d’intégrer l’imprévu dans son quotidien n’est pas donné à tout le monde ! Il faut identifier tout ce qui empêche d’avancer ou les interruptions comme les emails, les appels, les collègues …et c’est à cela que l’on reconnaît un collaborateur efficace et donc précieux pour son responsable hiérarchique et ses équipes.
L’expression « Tout tout de suite » prend tout son sens dans le métier d’assistante avec la multiplicité de tâches auxquelles elles doivent faire face et qu’il lui faut faire le plus rapidement possible sans se laisser déborder par la pression, et en gérant ainsi son stress en environnement professionnel.
S’armer des bons outils, savoir dire non, repenser ses méthodes font partie du jeu !
Les deux principales évolutions dans la fonction d’assistante sont l’usage des nouvelles technologies et la gestion efficace de personnalités multiples.
En effet, là où il y a quelques années, une assistante était souvent le bras droit administratif d’un directeur d’entreprise, aujourd’hui les choses ont changé. Elle opère souvent pour plusieurs personnes différentes et de plus, son rôle administratif a évolué vers un rôle d’assistance de gestion. Gestion administrative bien sûr, mais pas seulement. L’assistante est la personne de confiance qui gère l’agenda, prépare les contenus, prépare les réunions, réalise des supports de qualité …
Le métier requiert évidemment la maîtrise des outils digitaux, surtout maintenant que nous avons tous été habitués à travailler à distance : Teams, OneDrive, OneNote, To-Do, Planner, Yammer…
Encore faut-il connaître ces outils… C’est pourquoi, cela nécessite un accompagnement car on ne naît pas tous « digital workers » !
Être assistante de plusieurs managers, voilà un défi de taille !
Elle doit jongler avec des personnalités différentes, s’adapter aux besoins, organiser son travail et son emploi du temps afin de prioriser les différentes demandes qui entrent parfois en concurrence. Le tout est de trouver un bon équilibre, clarifier les missions et délimiter les responsabilités.
Pour être performante et répondre aux exigences de ce poste, il faut faire preuve de diplomatie et avoir une bonne aptitude à communiquer, à écouter, à se faire entendre et à négocier !
Cela demande une intelligence émotionnelle hors du commun, des capacités relationnelles uniques et la capacité à prendre du recul en permanence pour ne pas ajouter son stress au stress existant des managers.
Si l’assertivité est indispensable, il existe aussi des outils et des compétences qu’il est possible de développer grâce à nos formations en assistante.
Dans son métier, l’assistante est amenée à beaucoup écrire !
En améliorant sa communication écrite, le message gagnera en clarté, en fluidité. Il aura donc plus de chances d’atteindre son objectif ! Rédiger des notes et comptes-rendus, des emails, des rapports… L’important, c’est d’écrire court et dense et de rédiger sans faute !
Être synthétique à l’écrit comme à l’oral d’ailleurs n’est pas évident mais c’est un exercice important dans le cadre de la fonction d’assistante.
Il existe quelques clés à maîtriser :
Afin de mieux comprendre comment progresser dans son expression écrite, je vous invite à lire l’article suivant « 5 clés pour écrire de manière efficace ».
