Formation Piloter un projet de A à Z: les fondamentaux de la gestion de projets

Introduction

• Se présenter et partager ses attentes et objectifs.
• Découvrir le cadre de la formation.
• Contextualiser les objectifs et les enjeux.
• Faire émerger les représentations des participants.
• Ajuster le contenu du programme si nécessaire.

Acquérir les fondamentaux de la gestion de projet

Vocabulaire et concepts de base

• Définir la notion de projet.
• Comprendre la valeur et la création de valeur.
• Identifier l’importance du management de projets.
• Examiner les relations et les influences.
• Définir le rôle du chef de projets.

Principes de management de projets

• Être un gestionnaire diligent, respectueux et attentif.
• Se concentrer sur la valeur.
• Reconnaître, évaluer et répondre aux interactions du système.
• Adapter son approche au contexte.
• Garantir la qualité des processus et des livrables.
• Se frayer un chemin dans la complexité.
• Optimiser les réponses aux risques.
• Accepter l’adaptabilité et la résilience.

Initialiser le projet

• Identifier le travail réalisé avant le démarrage du projet.
• Construire une compréhension commune du projet.
• Définir une vision.
• Identifier les différentes approches.
• Élaborer la charte de projets.
• Identifier les parties prenantes.

Diriger, gouverner et communiquer

• Diriger le projet.
• Distinguer management et leadership.
• Mettre en place une équipe performante.
• Maintenir la performance de l’équipe.
• Comprendre les enjeux de gouvernance et de communication.
• Identifier les différents comités : pilotage, projet…
• Organiser la réunion quotidienne.
• Vérifier que les informations sont reçues et comprises.
• Identifier des moyens et techniques de communication.

Planifier le projet

Définir les stratégies

• Définir les stratégies relatives aux ressources, aux risques, à la qualité, à la configuration et au changement ainsi qu’à la communication.
• Élaborer le plan de projet.
• Créer les référentiels.

Définir le périmètre

• Recueillir les exigences.
• Définir le périmètre.
• Créer le WBS (Work Breakdown Structure).

Construire le planning

• Définir les activités.
• Organiser les activités en séquences.
• Estimer les ressources nécessaires.
• Estimer les durées des activités.
• Élaborer le planning.

Gérer les coûts

• Estimer les coûts.
• Déterminer le budget.
• Identifier les défis budgétaires.

Gérer les risques du projet

• Définir ce qu’est un risque.
• Identifier les risques.
• Analyser les risques.
• Définir les réponses aux risques.
• Mettre en œuvre les réponses aux risques.
• Mettre en œuvre les stratégies.
• Comprendre la notion de chargé de risque.

Exécuter le travail du projet

• Gérer le travail du projet.
• S’assurer de la réalisation des activités et des livrables.
• Collecter les données de performance.
• Analyser les données afin de mesurer les écarts.
• Rédiger un rapport d’état sous forme de graphique, de texte ou de tableau de bord.

Gérer et maîtriser les activités du projet

• Gérer et maîtriser la qualité.
• Suivre l’engagement des parties prenantes.
• Gérer les approvisionnements.
• Maîtriser les communications.
• Gérer les changements à l’aide du système de gestion de configuration et de contrôle des versions.
• Mettre en œuvre la stratégie de maîtrise des changements.

Clôturer le projet

• Identifier les critères de clôture d’un projet.
• Déterminer les actions à mener par le chef de projets.
• Organiser le transfert des connaissances.
• Organiser le transfert des produits ou services.
• Préparer la réunion de clôture.

Exemples de travaux pratiques

Réaliser un autodiagnostic.

Participer à des mises en situation et à des simulations basées sur des cas concrets proposés par les stagiaires.

Participer à des ateliers collectifs autour du « chef de projets idéal », de l’élaboration d’une charte de projets, de l’analyse croisée des parties prenantes et de la création d’un registre des parties prenantes.

Réaliser une Mind Map sur le leadership et réfléchir à la facilité de la communication.

Réaliser une analyse SWOT (Strengths - Weaknesses - Opportunities - Threats), mettre en œuvre une matrice de probabilité / impact et élaborer un registre des risques.

Participer à des jeux de rôle autour de différentes mises en situation.

Participer à un brainstorming en sous-groupe.

Analyser les comportements mis en œuvre lors d’un débriefing et réaliser une analyse de pratique.

Rédiger son plan d’action personnalisé (PAP), en définissant ses objectifs et ses actions concrètes.

Les ateliers ne sont pas tous réalisés. Leur sélection dépend du formateur, du groupe, de sa taille et de ses attentes.

Synthèse de la session

• Réfléchir aux applications concrètes pouvant être mises en œuvre dans son environnement.
• Recevoir des conseils personnalisés de l’animateur.
• Réaliser une évaluation formative sous forme de quiz afin de valider les compétences acquises.
• Effectuer un bilan oral et une évaluation à chaud.